Was ist digitale Buchführung? Wie funktioniert digitale Buchführung? Vorteile und Nachteile der digitalen Buchführung.
Gehören Sie auch zu den Unternehmen die sich aktuell mit digitaler Buchführung beschäftigen? Ja? Sehr gut, denn alles andere wäre fährlässig. Mindestens eine genaue Analyse der eigenen Prozesse gehört zu den Pflichten eines jeden Unternehmers.
Doch was genau bedeutet digitale Buchführung und wie läuft (kann) diese ablaufen?
Eine genaue Definition sucht man vergebens. Als wichtigster Aspekt ist sicherlich der Wechsel von Papierbelegen zu digitalen Belegen zu sehen. Wie, womit, durch wen und mit welchen Software-Lösungen kann dabei so individuell gestaltet werden, wie Ihr Unternehmen ist.
Vergleichen wir den einfachen Prozess einer Eingangsrechnung.
Ablauf analoger Rechnungseingang
Die Eingangsrechnung kommt per Post an. Die Post wird vom Sekretariat geöffnet. Die Rechnung wird zur Freigabe an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Dieser hakt die Rechnung ab. Ggf. erfordert die endgültige Freigabe noch ein okay der Geschäftsführung. Die Rechnung wird nun weitergeleitet zur Buchhaltung, wo diese zu den zu zahlenden Rechnungen sortiert wird. Die Zahlungsfrist muss händisch überprüft werden. Am Zahltag wird die Rechnung ins Bankprogramm eingegeben und bezahlt. Danach wird die Rechnung kopiert und abgelegt, zusätzlich muss eine Kopie in den Buchhaltungsordner abgeheftet werden und dem Steuerberater ausgehändigt werden. Die Rechnungen müssen abschließend noch archiviert werden.
Ablauf digitaler Rechnungseingang
Die Eingangsrechnung kommt per Post an und wird von Sekretariat geöffnet und revisionssicher gescannt. Der Originalbeleg kann vernichtet werden. Zeitgleich bekommt der Sachbearbeiter die Rechnung auf seinen PC/Smartphone und kann diese mit einem Klick bestätigen. Die Geschäftsführung kann die Zahlung anschließend sofort freigeben und evtl. Besonderheiten (Skonti, etc.) noch einstellen. Am Zahltag bekommt die Buchhaltung die Rechnung zur Zahlung auf den Bildschirm und dank OCR Erkennung sind die Merkmale wie Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und IBAN schon automatisch vorausgefüllt und müssen nur noch bestätigt werden. Die Rechnung ist jetzt mit der digitalen Zahlung verknüpft und im Archiv jederzeit in Sekundenschnelle aufzufinden.
Schon dieses kleine Beispiel zeigt, dass über einen digitalen Prozess der Workflow erheblich gesteigert werden kann und gleichzeitig die Fehleranfälligkeit minimiert wird.
Vorteile der digitalen Buchführung
+ Zeitersparnis
+ Kostenersparnis
+ Unternehmenszahlen aktuell und überall abrufbar
+ Unternehmenszahlen können zur Steuerung verwendet werden und dienen nicht bloß zur Berechnung Ihrer Steuerlast
Unerwähnt möchte ich aber auch nicht die Gefahren und Risiken der digitalen Buchführung lassen.
Risiken der digitalen Buchführung
– Sicherheit Ihrer Daten. Je mehr digitalisiert wird desto vorsichtiger müssen Sie mit Ihren Daten sein. Hierbei gibt es einige Punkte zu beachten, damit Ihre Daten sicher aufbewahrt werden. Dies sollten Sie von Beginn an bedenken.
– Integration neuer Prozesse stoßen häufig auf Sorgen und Unbehagen bei Mitarbeitern, da Veränderungen immer auch mit neuen Problemen verbunden sind. Nehmen Sie aus diesem Grund von Anfang an alle Beteiligten mit und binden Sie diese aktiv in den Prozess ein. Denn diese können häufig besser Probleme und Vorteile beurteilen.
– Parallele Systeme. Aktuell ist es so, dass Rechnungen sowohl in Papierform, als auch in digitaler Form (per Mail) ins Unternehmen kommen. Dies führt häufig zu Komplikationen. Hierbei ist es wichtig, genau beschriebene und ausgearbeitete Prozesse im Unternehmen zu installieren.
Fazit
Meiner Einschätzung nach, führen digitale Prozesse in fast allen Unternehmen zu erheblichen Einsparungen (Zeit und Kosten) und fördern die aktive Steuerung des Unternehmens. Trotz aller Vorteile ist ein Wechsel nicht über Nacht möglich und bei der Einführung müssen alle verantwortlichen Personen miteinbezogen werden.
Mein Rat
Informieren Sie sich jetzt über die Möglichkeiten der digitalen Buchführung und sprechen Sie Ihren Steuerberater an.
