GoBD – Alles was Sie hierzu wissen müssen.

Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) sind sehr umfangreich und bieten viel Angriffsfläche für Fehler, welche im Falle einer Betriebsprüfung zu erheblichen Nachzahlungen führen können.

Wir werden Ihnen mit regelmäßigen Blog Einträgen alle Informationen über die GoBD liefern und Ihnen praktische Hinweise und Tipps mit an die Hand geben, damit Sie im Falle einer Prüfung gut aufgestellt sind.

Im ersten Teil erläutern wir, was die GoBD bedeuten und welche Unterlagen überhaupt betroffen sind.

Was bedeutet GoBD?

Die GoBD sind im BMF Schreiben vom 14.11.2014 von der Finanzverwaltung festgelegt worden und gelten seit dem 01.01.2015.

Im Kern schreiben die GoBD die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ vor. Sobald Sie in Ihrem Unternehmen EDV Unterstützung einsetzen (egal in welcher Form), gelten für Sie die GoBD. Das bedeutet, dass steuerrelevante Belege (Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, …) so aufbewahrt werden müssen, dass diese unveränderbar sind bzw. Veränderungen nachvollzogen werden können.

Wer ist von den GoBD betroffen?

Betroffen sind alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften sowie auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen, insbesondere Einnahmen/Überschuss-Rechner. Im Prinzip ist jedes Unternehmen hiervon betroffen.

Insbesondere für kleine Gewerbetreibende / Selbständige können die Anforderungen der GoBD eine besondere Hürde darstellen.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Es sind alle steuerrelevanten Unterlagen betroffen. Hierzu zählen Belege, Rechnungen, Angebote, E-Mails mit relevanten Inhalten (wenn z.B. eine Rechnung nicht als extra PDF angehängt ist, sondern als Text), Lieferscheine, Handelsbriefe, etc.

Alle diese Unterlagen gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und müssen 6 bzw. 10 Jahre aufbewahrt werden.

Wie sind diese aufzubewahren:

Grundsätzlich müssen die Unterlagen:

  • Geordnet
  • Vollständig
  • Richtig
  • Zeitgerecht

erfasst und aufbewahrt werden. Mehr hierzu erläutern wir in weiteren Blog Einträgen.

Was ist der Sinn der GoBD?

Ziel ist es, dass das Finanzamt / Betriebsprüfer sicherstellen kann, dass alle relevanten Vorfälle ordnungsgemäß erklärt worden sind.

Ein Prüfer muss somit schnell und zeitnah an die Unterlagen gelangen. Es muss zudem sichergestellt sein, dass die Unterlagen nicht verändert worden sind.

Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Vorfälle in der Buchhaltung erfasst worden sind.

Bei Nichtbeachtung können erhebliche Steuernachzahlungen festgesetzt werden.

Im nächsten Teil werden wir die Grundlagen zur Archivierung erläutern und praktische Tools und Lösungen vorstellen.