Im folgenden Beitrag unserer Serie „GoBD“, wird die Archivierung thematisiert. Die Archivierung ist ein wichtiger Aspekt, um die GoBD Anforderungen zu erfüllen.

Grundsätzliche Anforderung

Grundsätzlich werden an die Archivierung bzw. die Aufbewahrung von Unterlagen folgende Anforderungen gestellt.

Datenindex

Alle Unterlagen benötigen einen Index, wodurch die Belege nachvollziehbar und eindeutig gekennzeichnet sind. Möglich wäre zum Beispiel, eine Dokumentnummer (Dokumenten-ID). Auch müssten die Belege bzw. der Index über eine Suchfunktion auswertbar sein. Die reine Ordnerstruktur (Windows Explorer) dürfte nicht ausreichen, da hier eine Suche gerade bei größeren Dokumenten aufwendig ist.

Unveränderbarkeit

Alle Daten müssen unveränderbar sein. Sobald Änderungen vorgenommen werden, müssen diese nachprüfbar und protokolliert sein.

Mögliche Lösung: Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ein Dokumentenmanagementsystem kann diese Anforderungen in der Regel erfüllen. So werden die Daten eindeutig abgelegt und gespeichert (indexziert) und jede Änderung wird protokolliert und kann nachvollzogen werden.

Aus diesem Grund ist jedem Unternehmen (es gibt auch Ausnahmen) ein Dokumentenmanagementsystem zu empfehlen. Je nach Unternehmen können auch schlankere und somit günstige Dokumentenmanagementsysteme ausreichend sein

Typische Probleme und Fallstricke

Format

Alle Dokumente sind in dem Format abzuspeichern bzw. aufzubewahren, indem sie empfangen wurden. Elektronische Dokumente sind somit elektronisch aufzubewahren und Dokumente die per Post gekommen sind, sind in Papierform aufzubewahren.

Ein Ausdruck der elektronischen Rechnung ist nicht zulässig und wird nicht als Originaldokument angesehen.

Durch das Verfahren „ersetzende Scannen“ ist es möglich, dass Papierbelege final vernichtet werden und somit Lagerfläche gespart werden kann.

Als Lösung für Rechnungen, Belege und Kassendaten kann  Datev Unternehmen Online empfohlen werden.

E-Mails

Auch E-Mails, sofern sie geschäftsrelevante Kommunikation oder Unterlagen enthält, sind aufzubewahren. So ist, zum Beispiel, die Übersendung eines Angebotes aufzubewahren.

Für die Aufbewahrung von E-Mails gelten die gleichen voraussetzungen, wie bei allen anderen Dokumnten und Belegen auch. Diese müssen unveränderbar aufbewahrt werden. Eine Aufbewahrung im Programm Outlook oder in deren Posteingang, kann nicht die Anforderung erfüllen.

Ebenfalls eine Archivierung des E-Mail-Kontos auf der Festplatte erfüllt nicht die Anforderungen.

Eine Lösung könnte ein zentraler Server sein. Des Weiteren gibt es auch Software die eine Archivierung der E-Mails automatisch vornehmen. Wichtig ist hier, dass die E-Mails vollständig archiviert werden und auswertbar bleiben.

Elektronische Kontoauszüge

Häufig verschicken die Banken keine Kontoauszüge mehr. Der Unternehmer erhält nur noch elektronische Kontoauszüge. Diese sind häufig im Format PDF. Hierbei handelt es sich dann um elektronische Daten, die in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen. Ein Ausdruck des Kontoauszuges ist nicht ausreichend.

Mit einigen Banken haben Sie die Möglichkeit, dass Ihnen die Kontoauszüge signiert digital übermittelt werden. So ist eine Unveränderbarkeit sichergestellt.

Auch bieten einige Banken an, dass sie Ihnen die elektronischen Kontoauszüge langfristig vorhalten. So haben Sie zu jeder Zeit die Möglichkeit diese abzurufen. Je nach Preis, ist dies eine gute Möglichkeit um seine elektronischen Kontoauszüge sicher zu archivieren.

Fazit

Dies sind nur die wichtigsten Besonderheiten bei der Archivierung von Dokumenten. Die Lösung für Ihr Unternehmen auf Knopfdruck gibt es nicht. Es muss individuell analysiert werden, wie die Prozesse im Unternehmen sind und wie diese GoBD konform gemacht werden können. Wir haben viele Lösungen, Software und Systeme welche Ihre Anforderungen erfüllen können.

Sprechen Sie uns an und wir analysieren ihre Prozesse und finden ihre Lösung.