Die Finanzverwaltung hat in Ihrem Schreiben vom 4. November 2014 unter anderem festgelegt, dass eine Verfahrensdokumentation anzufertigen ist. Dies ist in Teilziffer 351 unter Punkt 10.1 festgehalten.
Wofür ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen?
Für jedes Datenverarbeitungssystem ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Dies bedeutet, insbesondere für Warenwirtschaftssysteme, Kassen, Personalverwaltungs-Systeme, Rechnungsschreibung, Buchhaltung und ähnliche Systeme.
Für all diese Datenverarbeitungssysteme sind Dokumentationen zu erstellen.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation ist eine Beschreibung, die die theoretischen und technisch gewollten Prozesse beschreibt. Die Dokumentation ist vollständig und lückenlos festzuhalten. Der gesamte Prozess ist von der Entstehung über die Bearbeitung bis hin zur Sicherung zu beschreiben.
Wie ist eine Verfahrensdokumentation aufgebaut?
Grundsätzlich besteht eine Verfahrensdokumentation aus vier Teilen.
1. Allgemeine Beschreibung
Hier werden grundsätzliche Daten festgehalten. Wie ist die Organisation des Unternehmens? Gibt es Teilbetriebe? Gegebenenfalls ist ein Organigramm beizufügen.
2. Anwenderdokumentation
Hier sind sie in der Regel auf ihren Systemhersteller angewiesen. Hierunter fallen zum Beispiel Programmierhandbücher, Bedienungsanleitung oder Einrichtungsprotokolle.
Es ist aber zu beschreiben, welche Schnittstellen zwischen einzelnen Programmen bestehen. Zum Beispiel die Rechnungsschreibung und die Buchhaltung.
Hierbei geht es darum, ihre Abläufe nachvollziehen zu können.
Wichtig ist auch, dass beschrieben wird, wie mit Fehlermeldungen umgegangen wird. Wo sind diese dokumentiert und wie werden diese bearbeitet.
3. Systemdokumentation
Auch hier sind sie wieder auf die Unterlagen ihres Systemerstellers angewiesen.
Es ist aber auch festzuhalten, welche Hardware Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen. Hierunter fällt zum Beispiel Drucker, Laufwerke, Speichermedien, etc.
Auch das Konzept ihrer Datensicherung fällt hierunter. Es muss beschrieben werden, wer diese durchführt wann diese durchgeführt wird und wie diese Daten gesichert werden.
4. Betriebsdokumentation
Dieser Teil muss hauptsächlich vom Unternehmer selbst erstellt werden. Hier wird beschrieben, wer welches System nutzen darf, wie die Berechtigungen im Unternehmen verteilt sind, wer diese ändern darf und wer Zugriff auf bestimmte Daten hat.
Es sind die einzelnen Prozesse (Zum Beispiel: Posteingang, Rechnungsschreibung, Inventur, etc.) hier aufgeführt.
Besonderheiten:
Die Verfahrensdokumentation ist individuell. Je nach Sachverhalt und Komplexität sind diese unterschiedlich. Grundsätzlich sind aber folgende Punkte einzuhalten:
Für einen Dritten (zum Beispiel Betriebsprüfer) muss die Dokumentation so beschrieben sein das sie innerhalb kürzester Zeit verständlich nachvollzogen werden kann.
Die Verfahrensdokumentation ist nicht statisch. Diese muss im Zeitablauf geändert werden. (Zum Beispiel bei Eintritt eines neuen Mitarbeiters, welcher mit neuen Berechtigungen auszustatten ist). Es ist dann eine neue Version anzulegen. Die alte ist aber aufzubewahren.
Internes Kontrollsystem (IKS)
Das IKS ist ebenfalls Teil der Verfahrensdokumentation. Hier wird beschrieben, wie sichergestellt wird, dass die in der Verfahrensdokumentation aufgeführten Prozesse auch eingehalten, kontrolliert und kontinuierlich verbessert werden.
Zum Beispiel kann hier festgehalten werden, dass der Prozess der Inventur mit einem vier Augenprinzip durchgeführt wird.
Muster Verfahrensdokumentation
Aufgrund der oben beschriebenen Voraussetzung, ist es nicht möglich grundlegende Muster für alle Unternehmen vorzuhalten. Die Dokumentation ist individuell und je nach Unternehmen und Komplexität aufzuschreiben. Allerdings gibt es Mustervorlagen wie zum Beispiel vom deutschen Steuerberaterverband.
Was ist zu tun, wenn keine Verfahrensdokumentation vorliegt?
Sollten Sie keine Verfahrensdokumentation im Unternehmen haben, ist dringend dazu geraten diese zu erstellen. Ein eine nicht vorhandene Verfahrensdokumentation kann zu einem Mangel führen. Bei einer Betriebsprüfung kann der Prüfer diese Dokumentation anfordern. Kann diese nicht ausgehändigt werden oder ist diese fehlerhaft, liegt ein formeller Mangel vor.
Aber auch zur Verbesserung Ihrer eigenen Prozesse ist eine Verfahrensdokumentation sinnvoll.
